Milloin ja kuinka usein työterveyshuolto kannattaa kilpailuttaa?

Työterveyshuollon kilpailuttaminen on monille yrityksille vieras prosessi, ja siksi se jää helposti tekemättä. Usein taustalla on ajatus siitä, että nykyinen palvelukokonaisuus toimii riittävän hyvin tai kilpailuttaminen tuntuu työläältä. Oikea-aikainen kilpailuttaminen voi tuoda merkittäviä kustannussäästöjä, mutta ennenkaikkea se on mahdollisuus kehittää työterveyshuollon palvelukokonaisuutta vastaamaan paremmin organisaation todellisia tarpeita.

Työterveyshuollon kilpailuttaminen ei ole niin monimutkaista kuin usein ajatellaan. Kun prosessin vaiheet ovat selkeät, kilpailutus etenee sujuvasti. Tässä artikkelissa käymme läpi, milloin kilpailuttaminen on ajankohtaista, kuinka usein se kannattaa tehdä ja mitä prosessissa tulee huomioida.

Miksi työterveyshuolto kannattaa kilpailuttaa säännöllisesti?

Työterveyshuollon säännöllinen kilpailuttaminen varmistaa, että yritys saa parhaan mahdollisen palvelun kilpailukykyiseen hintaan. Markkinatilanne muuttuu jatkuvasti: uusia palveluntarjoajia tulee markkinoille, digitaaliset palvelut kehittyvät ja hinnoittelumallit uudistuvat. Ilman kilpailuttamista yritykseltä puuttuu ajantasainen näkemys markkinoiden tarjoamista vaihtoehdoista.

Myös yrityksen tarpeet muuttuvat ajan myötä. Henkilöstömäärässä tapahtuu muutoksia, toimipisteiden sijainnit vaihtuvat ja työntekijöiden ikärakenne muuttuu. Kolme vuotta sitten tehty sopimus ei välttämättä enää vastaa tämän päivän tarpeita. Kilpailuttaminen antaa mahdollisuuden päivittää palvelut vastaamaan nykyistä tilannetta.

Lisäksi kilpailuttaminen kannustaa nykyistä palveluntarjoajaa tarkastelemaan ja kehittämään toimintaansa. Kun palveluntarjoaja tietää, että asiakas vertailee vaihtoehtoja säännöllisesti, se panostaa todennäköisemmin palvelun laatuun ja kehittämiseen. Tämä hyödyttää yritystä, vaikka päätettäisiin jatkaa nykyisen kumppanin kanssa.

Kuinka usein työterveyshuolto tulisi kilpailuttaa?

Työterveyshuolto kannattaa kilpailuttaa 2–3 vuoden välein, jotta yritys pysyy ajan tasalla markkinatilanteesta ja varmistaa kilpailukykyisen hinnoittelun. Tämä aikajänne on riittävän pitkä, ettei kilpailuttamisesta tule jatkuvaa prosessia, mutta tarpeeksi lyhyt markkinamuutosten huomioimiseen.

Liian tiheä kilpailuttaminen, esimerkiksi vuosittain, ei yleensä ole järkevää. Palveluntarjoajan vaihtaminen vie aikaa ja resursseja sekä yritykseltä että henkilöstöltä. Työntekijät tarvitsevat aikaa omaksuakseen uuden palveluntarjoajan toimintatavat ja järjestelmät. Liian tiheät muutokset voivat katkaista työkykyjohtamisen jatkuvuuden ja heikentää yhteistyön vaikuttavuutta.

Toisaalta yli viisi vuotta vanha sopimus ei välttämättä enää vastaa nykytilannetta. Työterveyshuollon markkinat ovat muuttuneet viime vuosina merkittävästi digitalisaation ja uusien toimijoiden myötä. Jos työterveyshuoltoa ei ole kilpailutettu viiteen vuoteen, on perusteltua arvioida, vastaako nykyinen ratkaisu edelleen markkinatasoa.

Poikkeukset säännölliseen kilpailutusrytmiin

Joissakin tilanteissa kilpailuttaminen kannattaa tehdä normaalista rytmistä poiketen. Jos yritys on erittäin tyytyväinen nykyiseen palveluun ja hinta-laatusuhde on kohdallaan, kilpailutusväliä voi pidentää. Vastaavasti merkittävät muutokset yrityksen toiminnassa tai tyytymättömyys palveluun voivat aikaistaa kilpailutusta.

Milloin on paras ajankohta aloittaa työterveyshuollon kilpailutus?

Useimmat työterveyshuollon palvelusopimukset ovat toistaiseksi voimassa olevia sopimuksia, joissa irtisanomisaika on tyypillisesti kolme kuukautta. Kilpailuttamisen yhteydessä irtisanomisaika kannattaa huomioida, jotta mahdollinen vaihto voidaan toteuttaa hallitusti ja suunnitellusti.

Liian myöhään aloitettu kilpailutus johtaa kiireeseen ja huonoihin päätöksiin. Jos aikaa on liian vähän, yritys ei ehdi vertailla vaihtoehtoja kunnolla tai neuvotella parhaista ehdoista. Pahimmassa tapauksessa joudutaan jatkamaan nykyistä sopimusta vastentahtoisesti, koska uutta ei ehditä järjestää ajoissa.

Kilpailuttamiselle ei ole yhtä oikeaa ajankohtaa, vaan se kannattaa toteuttaa heti, kun yrityksen tarpeet sitä edellyttävät. Kilpailutuksen jälkeen yrityksellä on mahdollisuus sopia joustavasti uuden työterveyshuollon palveluntarjoajan kanssa palvelun aloitusajankohdasta. Tästä syystä ennakoiva kilpailutus on aina parempi vaihtoehto kuin päätöksen siirtäminen tulevaisuuteen.

Erityistilanteet kilpailutuksen ajoituksessa

Merkittävät muutokset yrityksen toiminnassa, kuten fuusiot, yritysostot tai toimipisteiden muutokset voivat tarkoittaa, että nykyinen palvelusopimus ei enää vastaa yrityksen tarpeita. Myös palvelun laatuun liittyvät haasteet tai merkittävät hinnankorotukset voivat olla perusteltu syy käynnistää kilpailutus.

Mitä työterveyshuollon kilpailuttamisessa pitää ottaa huomioon?

Työterveyshuollon kilpailuttamisessa tulee huomioida nykyisen sopimuksen ehdot, henkilöstön tarpeet, palvelun laajuus ja sijainti sekä digitaalisten palveluiden tarve. Pelkkä hinnan vertailu ei riitä, vaan kokonaisuus ratkaisee onnistuneen kilpailutuksen.

Kilpailuttamista suunniteltaessa on tärkeää perehtyä nykyisen sopimuksen ehtoihin. Toistaiseksi voimassa oleva sopimus voidaan päättää noudattamalla sovittua irtisanomisaikaa, kun taas määräaikainen sopimus sitoo osapuolia sovitun kauden ajan. Lisäksi sopimukseen voi sisältyä ehtoja, jotka voivat viivästyttää siirtymää.

Erityisesti silloin kun työterveyshuolto nähdään työsuhde-etuna, henkilöstön tarpeiden kartoittaminen on keskeinen osa kilpailutusta. Tällöin on tärkeää ymmärtää, mitä palveluita henkilöstö arvostaa, kuten digipalveluita, erikoislääkäripalveluita tai nopeaa hoitoon pääsyä. Henkilöstökysely voi tarjota arvokasta tietoa päätöksenteon tueksi.

Palvelun laajuuden määrittely

Työterveyshuollon palvelutasot vaihtelevat lakisääteisestä minimipalvelusta kattaviin terveydenhuoltopaketteihin. Yrityksen tulee päättää, millaisen palvelutason se haluaa tarjota henkilöstölleen. Laajempi palvelu maksaa enemmän, mutta voi mahdollistaa nopeamman hoitoon pääsyn, vähentää sairauspoissaoloja ja parantaa henkilöstön tyytyväisyyttä.

Palveluiden laajuutta määriteltäessä on tärkeää huomioida yrityksen toimiala sekä työn kuormitustekijät. Fyysisesti kuormittavassa työssä korostuvat esimerkiksi tuki- ja liikuntaelinsairauksien ennaltaehkäisy ja hoito, kun taas asiantuntijatyössä painopiste voi olla enemmän mielenterveyden ja jaksamisen tukemisessa.

Digitaalisten palveluiden merkitys on kasvanut viime vuosina merkittävästi. Etävastaanotot, chat-palvelut ja sähköiset ajanvaraukset ovat monelle työntekijälle tärkeitä. Etäpalvelut mahdollistavat sen, että kaikkien asioiden vuoksi ei tarvitse lähteä lääkärin vastaanotolle, vaan asia voidaan hoitaa sujuvasti chatin tai videovastaanoton kautta. Kilpailutuksessa kannattaa kiinnittää huomiota siihen, miten hyvin eri palveluntarjoajat ovat kehittäneet digitaalisia ratkaisujaan.

Miten työterveyshuollon kilpailutus käytännössä toteutetaan?

Työterveyshuollon kilpailutus alkaa nykytilan kartoituksella, jatkuu tarjouspyyntöjen lähettämisellä ja tarjousten vertailulla ja päättyy sopimuksen solmimiseen valitun palveluntarjoajan kanssa. Prosessi kestää tyypillisesti 6–10 viikkoa riippuen yrityksen koosta ja kilpailutuksen laajuudesta.

Ensimmäinen vaihe on nykyisen sopimuksen ja palvelun analysointi. Selvitä nykyiset kustannukset, palvelun käyttöasteet ja henkilöstön tyytyväisyys. Tämä antaa vertailupohjan uusille tarjouksille. Samalla kannattaa määritellä, mitä uudelta sopimukselta odotetaan: mitkä ovat kriittiset palvelut, mikä on budjetti ja mitkä sijainnit palvelun tulee kattaa.

Tarjouspyynnön laatiminen on kilpailutuksen tärkein vaihe. Hyvin laadittu tarjouspyyntö sisältää selkeät tiedot yrityksestä, henkilöstömäärästä, toimipisteiden sijainneista ja toivotuista palveluista. Mitä tarkempi tarjouspyyntö, sitä vertailukelpoisempia tarjouksia saadaan. Tarjouspyyntö kannattaa lähettää vähintään 3–5 palveluntarjoajalle riittävän vertailupohjan saamiseksi.

Tarjousten vertailu ja päätöksenteko

Kun tarjoukset on saatu, alkaa vertailuvaihe. Pelkkä hinnan vertailu ei riitä, vaan huomiota tulee kiinnittää palvelun sisältöön, laatuun ja saatavuuteen. Vertailussa kannattaa huomioida muun muassa vastaanottoaikojen saatavuus, toimipisteiden sijainnit, digitaalisten palveluiden laajuus ja erikoislääkäripalvelut.

Päätöksentekoon voidaan halutessa ottaa mukaan henkilöstön edustajia, erityisesti silloin kun työterveyshuolto nähdään osana henkilöstöetuja. Tällöin työntekijöiden näkemykset voivat tuoda arvokasta lisätietoa valinnan tueksi. Finalistien kanssa on myös hyvä käydä tarkempaa keskustelua, jotta palveluiden sisältö, toimintatavat ja yhteistyö vastaavat mahdollisimman hyvin yrityksen tarpeita.

Sopimuksen solmiminen ja palvelun käynnistäminen vaativat huolellista suunnittelua. Siirtymävaihe vanhan ja uuden palveluntarjoajan välillä tulee hoitaa niin, että palvelussa ei ole katkoksia. Henkilöstölle tulee tiedottaa muutoksesta ajoissa ja kattavasti, jotta uuden palvelun käyttöönotto sujuu ongelmitta.

Jos työterveyshuollon kilpailuttaminen tuntuu työläältä tai aikaa vievältä prosessilta, me voimme ulkopuolisena asiantuntijana hoitaa kilpailutuksen yrityksen puolesta. Meknia tarjoaa puolueetonta apua kilpailutukseen ja varmistaa, että yritys saa parhaan mahdollisen työterveyspalvelun tarpeisiinsa. Autamme mielellämme selvittämään, onko juuri nyt oikea aika kilpailuttaa yrityksesi työterveyshuolto.